Aktiv-Resorin Travel Designer Maria Huttunen on kokenut ryhmämatkajärjestelyjen ammattilainen. Hän on uransa aikana rakentanut unohtumattomia matkaelämyksiä kaiken kokoisille ryhmille, yhdistyksille, harrasteryhmille, usean sukupolven perhekunnille ja yrityksille. “Olipa kyseessä ryhmä tai yksityishenkilö, me Aktiv-Resorilla suunnittelemme matkan aina hyvin samalla tavalla. Kaiken suunnittelun pohjalla tärkeimpänä on asiakkaan toiveiden kuunteleminen ja yksityiskohtien räätälöinti tämän mukaisesti. Suunnitteluvaiheessa meitä kiinnostaa erityisesti matkan tarkoitus. Onko kyseessä virkistys-, palkinto- vai kannustematka, vai halutaanko yritysporukalla lähteä uuteen ympäristöön esimerkiksi suunnittelemaan yrityksen strategiaa tai tulevaisuuden linjauksia.”
Suunnittelua ohjaavat tietenkin myös ryhmän koko, matkan ajankohta, matkan kesto, majoitustoiveet ja matkabudjetti. Matkustusyhteyksien toimivuus korostuu aivan erityisesti ryhmämatkojen suunnittelussa. “Kun matkaan lähtee isompi määrä ihmisiä ja he mahdollisesti saapuvat kohteeseen eri puolilta maailmaa, on tärkeää, että kaikkien matkalaisten aikataulut nivotaan saumattomasti yhteen.”
Helppoutta, vetovoimaa sekä ajan ja rahan säästöä
Aktiv-Resorin asiakkaina on kaiken kokoisia yrityksiä start-upeista pitkän historian omaaviin isoihin toimijoihin. “Olipa yrityksen koko mikä tahansa, palvelemme sitä aina samanlaisella paneutumisella. Meiltä yritys saa ”avaimet käteen” kaikki ryhmämatkajärjestelyt, eli lennot, kuljetukset, majoitukset, kokoustilat, ruokailut, retket ja aktiviteetit. Yritys saa meiltä käyttöönsä myös oman matka-asiantuntijan, joka ottaa matkan suunnittelun vastuulleen. Aikaa säästyy myös, kun samoja asioita ei tarvitse kerrata kerta toisensa jälkeen matka-asiantuntijan vaihtuessa.”
Joillekin yrityksille matkoissa on kyse myös työnantajamielikuvasta. “Positiivinen työnantajamielikuva on iso kilpailuvaltti ja yhteiset elämykset sitouttavat ja yhdistävät henkilökuntaa. Matkaelämyksiltä toivotaan premium-laatua ja tasokkaita wau-elämyksiä. Kun halutaan järjestää jotain erityislaatuista, arvostetaan erityisesti sitä, ettei matkasuunnittelua tarvitse yrittää tehdä itse vaan sen voi uskoa luotettavan ammattilaisen käsiin.”
Luonnollisestikin yritykset arvostavat myös rahansäästöä. “Omasta organisaatiosta ei ole fiksua sitoa ihmistä hoitamaan matkajärjestelyjä. Meillä on käytössä paremmat hinnat, osaaminen, työkalut, joustavat matkaehdot ja luotettavat yhteistyökumppanit kuin mihin esimerkiksi yrityksen sihteerin on mahdollista päästä käsiksi. Tämä tarkoittaa selvää rahansäästöä. Tärkeää on myös kuluttajansuoja ja helppous. Jos muutoksia tai yllätyksiä tulee, hoidamme matkan elementit uudelleen toimivaksi kokonaisuudeksi ja olemme helposti tavoitettavissa myös muutostilanteissa. Yritysten ryhmämatkoissa ovat hyvin tavallisia viime hetken osallistujien nimenvaihdokset tai peruutukset, me huolehdimme niistä vaivattomasti”
Näitä arvostetaan juuri nyt
Maria Huttunen kertoo, mitä yritykset tällä hetkellä matkoiltaan erityisesti haluavat. “Juuri nyt kysytään paljon mukavalla ohjelmalla maustettuja pidennettyjä kannuste- tai virkistysviikonloppuja Euroopan kohteisiin. Myös retriittityyppiset matkat ovat kysyttyjä. Silloin korostuu rauhallinen ja luova ympäristö, jossa voi suunnitella yhdessä tiimin kanssa yrityksen toimintaa sekä tehdä tämän ohessa jotakin kivaa yhdessä. Yhdistykset lähtevät usein tietyn teeman ympärille rakennetulle matkalle. Tällainen voi olla vaikka jalkapallo-ottelu, jonka ympärille muu matkan ohjelma suunnitellaan.”
Yksi tärkeä asia nousee tänä päivänä aivan erityisesti yritysten toiveissa esiin. “Vastuullisuus on nykyään yrityksille aivan ehdoton asia. He myös haluavat itse toimia vastuullisesti tilaamalla matkan suomalaiselta matkanjärjestäjältä. Kotimaisen palveluntarjoajan käyttäminen on heille arvovalinta, jolla he osaltaan voivat tukea suomalaista elinkeinoelämää.”
Oikopolku onnistuneeseen matkaan
Miten yrityksen kannattaa toimia, kun matkan suunnittelu on tulossa ajankohtaiseksi? “Meihin voi ottaa yhteyttä puhelimitse, sähköpostilla tai webbisivuiltamme löytyvällä lomakkeella. Sen jälkeen sovitaan tarkemmasta keskustelusta puhelimitse, Teamsilla tai toimistollamme. Keskustelussa kartoitamme kaikki matkaan liittyvät toiveet sekä käytössä olevan budjetin. Tämän keskustelun pohjalta teemme ensimmäisen matkaehdotuksen, jota sitten pallotellaan niin kauan, kunnes kokonaisuus vastaa täydellisesti asiakkaan toiveita.”
Matkaa kannattaa alkaa suunnitella mahdollisimman hyvissä ajoin. “Meihin on hyvä olla yhteydessä heti kun ajatus matkasta alkaa kyteä. Kun varaukset tehdään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, saadaan parhaat palvelut parhaaseen hintaan. Jos kyseessä on esimerkiksi 30 henkilön ryhmä, aikaisilla varauksilla varmistetaan, että kaikki matkan osallistujat saadaan hyvään hintaan buukattua samalle lennolle. Joskus matkakohteeseen tullaan myös useammasta eri maasta, ja silloin korostuu erityisesti matkajärjestelyjen oikea ajoitus. Jos matkajärjestelyt käynnistetään vuotta ennen matkaa, saadaan todella hyvä kokonaisuus rakennettua. Mutta hyvien yhteistyökumppaniemme ansiosta se onnistuu ihan muutamassa viikossakin.”
Kun matkaan lähtö on tulossa ajankohtaiseksi, on aika käydä läpi sen käytännön yksityiskohdat. “Käymme matkanjohtajan kanssa huolellisesti läpi kaikki matkadokumentit ja matkaohjelman. Mikäli matkan aikana tulee yllätyksiä, meidän suomenkielinen hätäpäivystyksemme toimii 24/7. Yhteistyökumppanimme kohteessa ovat tietoisia sinne lähettämistämme asiakkaista, ja siksi myös heiltä saa avun välittömästi tarpeen vaatiessa.”
Kun tavallinen ei ole tarpeeksi
Maria Huttusen mukaan Aktiv-Resor on paras vaihtoehto silloin kun tavallinen ei ole riittävästi. “Sellaiset yritykset, jotka toivovat matkaltaan jotakin erilaista ja ainutlaatuista, hyötyvät palvelustamme kaikista eniten. Meille on matkailun maailmassa käytännössä kaikki mahdollista, joten toiveita voi ja pitää esittää avoimesti.”
Myös ne, jotka haluavat keskittyä olennaiseen ovat Aktiv-Resorin asiakkaita. “Moni yritysasiakkaamme on kertonut, että on helpottavaa, kun voi luottaa siihen, että matkasta tulee onnistunut, vaikka ei itse ehdikään paneutua sen suunnitteluun. Ja juuri näin sen kuuluukin olla. Yrityksen menestymisen kivijalka on keskittyminen oikeisiin asioihin, eli oman liiketoiminnan kasvattamiseen ja kehittämiseen. Matkojen suunnittelu kannattaa jättää meidän vastuullemme.”
Tutustu tarkemmin: https://aktiv-resor.fi/teemat/ryhmamatkat
